Datenschutzerklärung

Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 DSGVO

TrauerInsel e.V. (Entsbergerstr. 4, 04178 Leipzig) legt großen Wert auf den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten. Im Folgenden informieren wir Sie gemäß Art. 13 DSGVO darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben und zu welchen Zwecken wir sie verarbeiten – sowohl im Rahmen unserer Vereinsarbeit als auch beim Besuch unserer Website.

Datenverarbeitung im Rahmen unserer Vereinsarbeit

Mitgliederverwaltung

Wir erheben und verarbeiten die Daten unserer Vereinsmitglieder (Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Kontodaten) ausschließlich für Zwecke der Vereinsverwaltung und -kommunikation. Innerhalb des Vereins erhalten nur diejenigen Funktionsträger:innen Zugang zu Ihren Mitgliedsdaten, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen:

• Vorstand: Der Vereinsvorstand darf auf alle erforderlichen Mitgliedsdaten zugreifen, z.B. um Einladungen zur Mitgliederversammlung zu versenden, allgemeine Vereinsinformationen zu kommunizieren oder Anfragen von Mitgliedern zu beantworten.
• Kassenwart:in: Die/Der Kassenwart:in verarbeitet die für den Einzug der Mitgliedsbeiträge erforderlichen Daten (z.B. Name, Anschrift, Bankverbindung inkl. Zahlungsdaten sowie ggf. das erteilte Lastschriftmandat).
• Kassenprüfer:in: Die/Der Kassenprüfer:in erhält Einsicht in die für die Kassenprüfung relevanten Mitgliedsdaten (z.B. Name, Anschrift, Bankverbindung und Zahlungsbelege).

Zweck: Verwaltung der Mitgliedschaft und Verfolgung des Vereinszwecks. Rechtsgrundlage: Erforderlichkeit zur Erfüllung des Mitgliedschaftsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wir speichern Mitgliedsdaten für die Dauer der Vereinsmitgliedschaft und löschen sie spätestens 2 Monate nach Beendigung der Mitgliedschaft. Daten zu Beitragszahlungen oder Spenden bewahren wir entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z.B. steuerrechtliche Pflichten, in der Regel 10 Jahre) auf. Eine Weitergabe von Mitgliedsdaten an externe Stellen erfolgt grundsätzlich nicht; Ausnahmen gelten nur, sofern dies zur Vertragsdurchführung notwendig ist (z.B. Übermittlung von Zahlungsdaten an die Bank) oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Spendenverwaltung

Wenn Sie an unseren Verein spenden, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Spende (z.B. Name, Adresse, Betrag, Datum) zur ordnungsgemäßen Buchführung und ggf. zur Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen (Spendenquittungen). Solche Spendenbelege werden vom Vereinsvorstand gemäß den gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt und können auf Verlangen an die zuständige Prüfbehörde (Finanzamt) übermittelt werden.

Zweck: Erfüllung gesetzlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten im Finanz- und Gemeinnützigkeitsrecht. Rechtsgrundlage: Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Spendenbelege bewahren wir entsprechend den steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 10 Jahre) auf. Zugriff darauf hat ausschließlich der Vereinsvorstand.

Fotos bei Veranstaltungen

Bei Vereinsveranstaltungen fertigen wir mitunter Fotos an und veröffentlichen diese auf unserer Website, um über unsere Arbeit zu informieren und den Verein in der Öffentlichkeit darzustellen. Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse an Öffentlichkeitsarbeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Fotos, auf denen einzelne Personen deutlich erkennbar im Mittelpunkt stehen (z.B. Porträtaufnahmen von erwachsenen Vereinsmitgliedern oder Gästen), veröffentlichen wir hingegen nur mit ausdrücklicher Einwilligung der abgebildeten Person (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Gleiches gilt für Fotos von minderjährigen Personen – hier holen wir vor einer Veröffentlichung die Einwilligung der Erziehungsberechtigten ein. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; im Widerrufsfall entfernen wir das betreffende Foto umgehend von unserer Website.

Daten in der Trauerbegleitung (Einzel- und Gruppenangebote)

Im Rahmen der Trauerbegleitung (Einzelbegleitungen und Trauergruppen) dokumentieren unsere ehrenamtlichen Trauerbegleiter:innen bestimmte personenbezogene Daten der teilnehmenden trauernden Personen. Hierzu gehören: Vor- und Nachname, Geburtsdatum der trauernden Person, Name der verstorbenen Person samt deren Todesumstände, sowie Notizen zum Verlauf der Begleitung und besondere Vorkommnisse während der Begleitung.

Zweck: Sicherung der Qualität der Begleitung und Absicherung der ehrenamtlichen Trauerbegleiter:innen gegen etwaige Schadensersatzansprüche. Die Dokumentation hilft, den Verlauf der Trauerbegleitung nachzuvollziehen und eine mögliche Wiederaufnahme der Begleitung nahtlos zu ermöglichen. Die personenbezogenen Begleitungs-Daten werden auf einem gesicherten Server (Serverstandort: [bitte eintragen]) gespeichert und sind ausschließlich den jeweils zugeteilten ehrenamtlichen Trauerbegleiter:innen zugänglich. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte erfolgt nicht, es sei denn, die betroffene Person hat im Einzelfall schriftlich eingewilligt. Alle Trauerbegleiter:innen sind im Umgang mit personenbezogenen Daten geschult und schriftlich auf Vertraulichkeit verpflichtet.

Wir löschen die personenbezogenen Daten aus der Trauerbegleitung spätestens ein Jahr nach Beendigung der Begleitung. Die Aufbewahrung für diese Dauer dient dem Zweck, bei erneutem Unterstützungsbedarf die Begleitung nahtlos wieder aufnehmen zu können. Rechtsgrundlage: Einwilligung der teilnehmenden Person (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Website

Beim Aufruf unserer Website übermittelt Ihr Browser aus technischen Gründen automatisch bestimmte Informationen an unseren Webserver (z.B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Browsertyp, Betriebssystem). Diese Server-Logdaten verwenden wir ausschließlich, um den sicheren Betrieb der Website zu gewährleisten und ggf. technische Probleme zu analysieren. Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse an einem sicheren, funktionsfähigen Webauftritt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logfiles werden nicht mit anderen Daten zusammengeführt und nach kurzer Zeit automatisch gelöscht.

Unsere Website verwendet darüber hinaus keine Cookies oder Tracking-Tools. Es werden also keine Daten zu Analyse-, Marketing- oder Trackingzwecken erhoben.

Social Media

Wir unterhalten öffentlich zugängliche Profile auf sozialen Netzwerken, um mit Interessierten zu kommunizieren und über unseren Verein zu informieren. Aktuell betreiben wir offizielle Vereinsseiten bei Facebook und Instagram. Diese Social-Media-Angebote sind nicht in unsere Website eingebunden. Unsere Website enthält lediglich einfache Links zu unseren Social-Media-Seiten – wir verwenden keine Plugins, die schon beim Aufrufen unserer Website Daten an die Plattformbetreiber übertragen.

Wenn Sie eine unserer Social-Media-Seiten besuchen, gelten die Datenschutzrichtlinien und Nutzungsbedingungen des jeweiligen Plattformbetreibers. Bitte beachten Sie, dass die Betreiber (z.B. Meta Platforms Ireland Ltd. für Facebook und Instagram) für die Datenverarbeitung auf ihren Plattformen allein verantwortlich sind. Wir haben grundsätzlich keinen Einfluss darauf, welche Daten die sozialen Netzwerke erfassen und wie diese durch die Plattformen verwendet werden.

Wir selbst verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auf unseren Social-Media-Seiten nur, soweit Sie dort mit uns interagieren (z.B. durch Kommentare, „Gefällt mir“-Angaben oder Nachrichten). Die von Ihnen in diesen Netzwerken bereitgestellten Daten (z.B. Ihr Nutzername und die Inhalte Ihrer Kommentare oder Nachrichten) nutzen wir ausschließlich, um mit Ihnen zu kommunizieren. Rechtsgrundlage: Unser berechtigtes Interesse an Öffentlichkeitsarbeit und der Kommunikation mit Nutzerinnen und Nutzern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Eventuell erhalten wir von den Plattformbetreibern anonymisierte Statistiken zur Nutzung unserer Social-Media-Seiten (z.B. Gesamtanzahl von Seitenaufrufen, „Likes“ etc.). Solche Informationen verwenden wir lediglich, um den Erfolg und die Reichweite unserer Social-Media-Präsenz auszuwerten und zu verbessern; auf die Datenerhebung durch die Plattform selbst haben wir keinen Einfluss.

Ihre Rechte als betroffene Person

Wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, stehen Ihnen nach der DSGVO insbesondere die folgenden Rechte zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) – Sie haben das Recht, Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten und eine Kopie dieser Daten zu bekommen.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) – Sie können die Berichtigung unrichtiger sowie die Vervollständigung unvollständiger Daten, die wir zu Ihrer Person gespeichert haben, verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO) – Sie sind berechtigt, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu fordern, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder andere berechtigte Gründe einer Löschung entgegenstehen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) – Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt wird (z.B. wenn Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, für die Dauer der Überprüfung).
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) – Sie haben das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO) – Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen, wenn diese auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO erfolgt. Insbesondere können Sie der Nutzung Ihrer Daten für Direktwerbung oder für Verarbeitungsvorgänge auf Basis berechtigter Interessen jederzeit widersprechen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) – Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem gängigen, maschinenlesbaren Format zu erhalten oder – soweit technisch machbar – die Übermittlung dieser Daten an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.
• Recht auf Beschwerde (Art. 77 DSGVO) – Schließlich haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer Daten durch uns zu beschweren. Für TrauerInsel e.V. ist die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte zuständig (Postfach 11 01 32, 01330 Dresden, Tel.: 0351/85471-101, E-Mail: post@sdtb.sachsen.de). Sie können sich alternativ auch an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes wenden.

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit unter info@trauerinsel.de oder postalisch unter der oben angegebenen Adresse an uns wenden.